در جنگلی پوشیده از درختان انبوه در دویست مایلی هلسینکی و در نزدیکی مرز کشور شوروی، جلسه محرمانهای در درون کلبهای چوبی تشکیل شده بود. اعضاء شرکت کننده در جلسه، با گذرنامههای جعلی از هشت کشور مختلف آمده بودند. آنها به تدریج و با فاصله زمانی مشخص وارد شده و یک یک توسط محافظین ویژه به کلبه هدایت شده بودند.
با ورود آخرین نفر، در کلبه از داخل قفل شد و محافظین در بیرون و اطراف به حال آمادهباش در آمدند. هر یک از افراد حاضر در کلبه در کشور خود در زمره مردان مقتدر محسوب میشدند. این افراد گرچه پیش از آن و در شرایطی متفاوت با یکدیگر ملاقات کرده بودند اما در اینجا و به جهت رعایت مقررات ایمنی، هر یک با نامی مستعار گرد آمده بودند.
گفتگو به مدت چهار ساعت ادامه پیدا کرد تا اینکه رئیس جلسه با گفتن این جمله که «اکنون زمان اخذ رای فرا رسیده» از جا بلند شد.