کتاب ‫اصول نامه نگاری تجارت جهانی ‫ شرکت چاپ و نشر بازرگانی

هر مؤسسه یا شرکتی که بخواهد در زمینه صدور کالا موفق شود باید هنگام مکاتبه با طرف تجاری یا افرادی که علاقه‌مندند کالای صادراتی را خریداری کنند نکاتی را رعایت کند. عدم توجه به این نکات، ممکن است برقراری رابطه تجاری را غیرممکن سازد و به‌طورکلی در اغلب موارد، یگانه رشته ای که یک مؤسسه را با نماینده و یا تولیدکننده را با خریدار مربوط می‌سازد، مکاتبه است. «مهارت در انجام مکاتبه در واقع هنر صادرات است؛ هنری که غالباً از آن غفلت می‌ورزند». این عقیده یکی از مدیران صادرات است: صادرکنندگان غالباً به اهمیت مکاتبه در صادرات وقوف دارند ولی بین آن و مکاتبه برای فروش کالا به بازارهای داخلی فرقی قائل نیستند. یک بازرگان باسابقه می‌گوید: مکاتبه از لحاظ صادرات کاملاً شبیه به سایر مکاتبات است و قواعد آن نیز تفاوتی ندارد: مؤدب باشید، زود پاسخ دهید و منظم باشید، صریح و دقیق باشید.