کتاب بازخورد اثربخش

هر مدیری برای موفقیت، به کسب و تقویت مهارت های مدیریتی خود نیاز دارد. به روز نگه داشتن و بهبود این مهارت ها چالشی است که همه ی مدیران به نوعی با آن رو به رو هستند.
دستیابی به این مهم در کمترین زمان، خواسته ی مدیران پرمشغله ی امروزی است. به عبارت دیگر کسب و بهبود مهارت های حیاتی مدیریت با صرف کمترین زمان همیشه برای مدیران آرزویی دور از دسترس بوده است.
اینک مجموعه ای پیش روی شماست که از جانب معتبرترین مرجع کسب وکار، هاروارد، منتشر شده و پاسخی است به این نیاز. مجموعه ای کم نظیر و کاربردی برای مدیرانی که وقت کافی ندارند، اما به اهمیت مهارت های مدیریتی نیز به خوبی واقف اند.

انتشارات آموخته

برخیزید و به سرعت مهارت های ضروری کسب و کار را بیاموزید. چه به دنبال دوره ای فشرده و چه یادآوری کوتاهی باشید، هرآنچه را که نیاز دارید در مجموعه کتاب مدیر ۲۰ دقیقه ای خواهید یافت. این مجموعه مطالبی بنیادین برای شاغلان باانگیزه در این حیطه و مدیران مشتاق پیشرفت ارائه می دهد. هر یک از کتاب های این مجموعه متنی مقدماتی، موجز، و کاربردی است؛ بنابراین، زمان کافی خواهید داشت که گستره ی گوناگونی از موضوعات اساسی مدیریت را مرور کنید و به خاطر آورید.
می توانید توصیه های این مجموعه کتاب را که از معتبرترین مرجع کسب و کار است به سرعت بخوانید و به کار گیرید.
عناوین کتاب ها به این شرح است: تدوین طرح کسب وکار، کارسپاری، مبانی مالی،به انجام رساندن کارها، بازخورد اثربخش، مدیریت پروژه ، مدیریت زمان، مدیرمداری، ارائه، برگزاری جلسات.

۱. چرا بازخورد حائز اهمیت است

به شما خبر داده شده یکی از زیردستان مستقیم تان به نام جودی(۱) که از مسئولان بخش کمک رسانی در حیطه ی فناوری اطلاعات است در گفت وگوی تلفنی با یک مشتری برخورد بی ادبانه ای داشته است. شما همکاری خوبی با جودی دارید؛ او یکی از بهترین عملکردها را در گروه شما دارد، و تاکنون اعتراضی نسبت به او ثبت نشده است. اما مشتری پس از این تماس بسیار ناراحت بوده است. آیا مطرح کردن این مساله با جودی و به خطر انداختن ارتباطی که با او دارید ارزشش را دارد؟
بله. بازخورد سازنده در زمانی که نیاز به آن وجود داشته باشد، برای ایجاد یک محیط کاری سازنده ضروری است، و لزوماً روابط شما را تهدید نخواهد کرد. اما باید بازخورد را به شیوه ی درست ارائه دهید، تا فردی که آن را دریافت می کند بتواند از آنچه که از شما می شنود برای بهبود عملکرد خود، گروه، و سازمانش استفاده کند.
اگرچه صحنه ی ارائه ی بازخورداغلب ناراحت کننده به نظر می رسد، اما باعث می شود به خاطر بسپاریم که این کار ضروری و در نهایت سودمند است. به بحث گذاشتن یک بازخورد فرصتی برای شما است که مشاهدات خود درباره ی عملکرد شغلی دیگران را با آن ها در میان بگذارید تا تغییرات مفیدی ایجاد کنید. در مثال قبل شما می خواهید آنچه را که رخ داده با جودی بررسی کنید و مطمئن شوید رفتار او تکرار نمی شود؛ به خاطر رشد او و نیز سازمان.
بازخورد، اغلب اصلاحی است، یعنی با این هدف ارائه می شود که به دریافت کننده در تغییر مسیر کمک کند، یا وقتی اقدامات فعلی اش نتیجه بخش نیستند تغییراتی در آن ها ایجاد کند. اما بازخورد می تواند مثبت نیز باشد و با هدف تشویقِ کار خوب و الگوهای مناسب حل مساله ارائه شود. با ارائه ی بازخورد می توانید موارد زیر را انجام دهید:

• به زیردستان مستقیم و نیز همکاران تان نشان دهید که به آن ها و عملکردشان توجه دارید.
  
• قدردانی خود را از کاری که به خوبی انجام گرفته نشان دهید.
  
• رفتارهای نامطلوب را به مسیر درست هدایت کنید.
  
• مسیر اقدامی سازنده تری را به فرد مورد نظر نشان دهید.
  
• به رشد و یادگیری دیگران کمک کنید.
  
• افراد را برای رسیدن به سطوح عملکرد بالاتر انگیزش و ترغیب کنید.
  
• ارتباط نزدیک تان را با همکاران تقویت کنید.
  
• ارتباط صریح و کار گروهی را پرورش دهید.
  

بازخورد باید یکی از اجزای ثابت شغل هر فردی باشد، و شما نباید آن را تنها به زیردستان مستقیم خود اختصاص دهید. در برخی موقعیت ها، بازخورد به یک همکار و یا حتی رئیس تان نیز می تواند سودمند باشد.
مثال زیر را در نظر بگیرید که در آن، بازخورد سازنده کمی پس از آزمودن یک فرایند تولید جدید به صورت موفق ارائه می شود:
متوجه شده اید در یکی از مراحل تولید که تحت نظارت یکی از زیردستان مستقیم شما به نام بیل(۲) بوده تنگنایی رخ داده است، و بیل فردی است که همواره به کارآمدی خود می بالد. پس از جمع آوری اطلاعات مربوط، به سراغ او می روید تا از کیفیت کار قبلی او تمجید کرده و بپرسید به نظر او اکنون اوضاع چگونه است. وقتی درباره ی موقعیت صحبت می کنید متوجه می شوید بیل برداشت اشتباهی دارد؛ یعنی فرایند تولید جدید نسبت به آنچه که او انجام داده نیازمند ثبت بیشتری است. شما برای او روشن می کنید که ثبت باید به همین میزان باشد و تنها قالب است که تغییر کرده است. همچنان که شما و بیل در کنار هم سوابق او را بررسی می کنید، به او نشان می دهید چه مواردی را می تواند حذف و به این ترتیب در زمان و انرژی صرفه جویی کند، و به سطح کارایی معمولِ خود برسد.
بازخوردی که به بیل می دهید، به تغییر ارزشمندی می انجامد. شما با مداخله ی زودهنگام، نتایج ماندگاری به دست می آورید و در عین حال باعث می شوید بیل نیز دوباره احساس خوبی درباره ی کار خود به دست آورد. بازخوردی که افراد به واقع بشنوند و استفاده کنند این تاثیر را دارد.

چه عواملی سبب اثربخشی بازخورد می شوند؟

برای اینکه بازخورد، شنیده و استفاده شود، باید آن را در زمانی مناسب و به روشی مناسب بیان کنید. و برای اینکه این کار را به خوبی انجام دهید، باید بدانید چه عواملی باعث بیشترین اثربخشی بازخورد می شوند:

• بازخورد به صورت مکرر و در موقعیت مرتبط ارائه شود.
  
• هدف از بازخوردی که ارائه می شود دستیابی به نتیجه ای مشخص باشد.
  
• انتظاراتی که از ارائه ی بازخورد دارید واقع بینانه باشد.
  
• بازخورد توام با احترام به فرد دریافت کننده باشد.
  
• بازخورد به شکل گفت وگویی دوطرفه باشد.
  
• به صورت یک دیدگاه بیان شود و نه واقعیت مطلق.
  
• فرصتی برای پیگیری در نظر گرفته شود.
  

اصولی که ذکر شد، مبنای این کتاب را تشکیل داده و به شما نشان می دهند چگونه به نحوی اثربخش بازخوردهایی ارائه دهید که باعث بهبود عملکرد گروه و افراد پیرامون تان شود. اما گام اول غلبه بر ترسی است که از بازخورد دارید.

بر ترس از بازخورد غلبه کنید

حتی اگر به شکل کلی بدانید ارائه ی بازخورد ارزشمند است، ممکن است باز هم در انجام این کار تامل کنید، به خصوص وقتی بازخورد از نوع اصلاحی باشد. برخی دلایل مقاومت در برابر بازخورد به شرح زیر است:

• نگران هستید ارائه ی بازخورد باعث شود فرد دریافت کننده حس بدی نسبت به شما پیدا کند، و یا این کار رابطه تان با او را دچار مشکل کند.
  
• فکر می کنید فرد مقابل نمی تواند بازخورد را هضم کند.
  
• از موارد قبل به خاطر می آورید یا می دانید که فرد دریافت کننده در برابر بازخورد مقاومت کرده و یا طبق آن عمل نکرده است.
  
• حس می کنید که فرد مقابل بیش از حد به روش خود متکی است و بازخورد شما بی فایده خواهد بود.
  
• می ترسید موقعیتی عجیب یا حتی آشفته پیش آید.
  

اما در حقیقت، ترس از اینکه ممکن است بدترین حالت رخ دهد، تنها باعث می شود از گفت وگوهای سودمند دور شوید. درک اینکه این موانع را اغلب خودتان به وجود می آورید به شما کمک می کند آن ها را برطرف کنید. ارائه ی بازخورد مثبت و اصلاحی به صورت مکرر نیز همین مزیت را دارد، چرا که انجام این کار باعث می شود به انجام این نوع گفت وگوها عادت کنید. درک اثربخش ترین روش آماده سازی و مدیریتِ بحث درباره ی بازخورد به شما کمک می کند بر برخی از مسائلی که شما را از پیش رفتن بازمی دارند غلبه کنید.
به یاد داشته باشید: بازخورد نه تنها ارزش به خطر انداختن روابط را دارد، بلکه برای سلامت سازمان نیز ضروری است.