فیدیبو نماینده قانونی گروه انتشاراتی ققنوس و بیش از ۶۰۰ ناشر دیگر برای عرضه کتاب الکترونیک و صوتی است .
کتاب مدیریت زمان

کتاب مدیریت زمان

نسخه الکترونیک کتاب مدیریت زمان به همراه هزاران کتاب دیگر از طریق فیدیبو به صورت کاملا قانونی در دسترس است.


فقط قابل استفاده در اپلیکیشن‌های iOS | Android | Windows فیدیبو

با کد تخفیف fdb40 این کتاب را در اولین خریدتان با ۴۰٪ تخفیف یعنی ۵,۳۴۰ تومان دریافت کنید!

درباره کتاب مدیریت زمان

اگر می‌خواهید استفاده‌ بیش‌تری‌ از وقت‌ و عمر خود ببرید، سریع‌ترین‌ و پرثمرترین‌ برنامه‌ای‌ را که‌ تا کنون‌ در زمینه‌ مدیریت‌ زمان‌ پیشنهاد شده‌ در این‌ کتاب‌ خواهید یافت‌. برای‌ اجرای‌ این‌ برنامه‌ نیازی‌ به‌ اضافه‌ کردن‌ کاری‌ جدید به‌ برنامه‌ شلوغِ فعلی‌ خود ندارید. توصیه‌های‌ مولف‌ کتاب‌ به‌ همه‌ کمک‌ می‌کند تا در عرصه‌های‌ مختلف‌ زندگی‌ شخصی‌ و شغلی‌ از وقت‌ محدود خود به‌طور موثرتری‌ بهره‌ گیرند.

ادامه...

بخشی از کتاب مدیریت زمان

شما به آخر نمونه کتاب رسیده‌اید، برای خواندن نسخه کامل، کتاب الکترونیک را خریداری نمایید و سپس با نصب اپلیکیشن فیدیبو آن را مطالعه کنید:

پیشگفتار: تاریخچه ای کوتاه از زمان

در اروپای قرون وسطی کلیسا زمان را تنظیم می کرد و قوانینی درباره کارهایی که می توان یا نمی توان در روز خاصی انجام داد وضع می کرد.
قوانین مذهبی زمانهای معینی از روز را برای نماز خواندن تعیین می کرد. به عنوان مثال ماتینز(۱) قبل از سحر، پریم(۲) هنگام طلوع آفتاب و نون(۳) ساعت نه صبح برگزار می شد. بعدها نون به نیم روز موکول شد که ظهر امروز را به وجود آورد. این اوقات شرعی بر مبنای واحد زمانی شصت دقیقه ای وضع نشده بود، اما به هر حال زمانهایی از روز برای بجا آوردن نیایشها اختصاص یافته بود.
گرچه اولین ساعتهای مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (پیش از آن به طور گسترده ای از ساعتهای آبی و شنی استفاده می شد.) اما از آنها برای قرنها فقط به عنوان مجسمه های تزیینی استفاده می گردید. حتی شخص مهمی چون ساموئل پپیز که یک مقام دولتی قرن هفدهم بود اوقات روزانه خود را با ساعت خورشیدی یا ناقوس کلیسا تنظیم می کرد (لغت Clock در زبان انگلیسی از ریشه لاتین لغت Cloccoبه معنی زنگ گرفته شده است.)
مفهوم نوین زمان در پی اعتراضات پیوریتینها به تقویم کشیشهای کاتولیک رم شکل گرفت. نظر آنها یعنی شش روز کار در هفته و یک روز استراحت عمدتا تا پایان قرن هفدهم مورد قبول عامه قرار گرفته بود.
در یک جامعه روستایی که فصلها سرعت زندگی را تعیین می کردند، اندازه گیری دقیق زمان ضرورت چندانی نداشت.
تا عهد جرج دوم (۶۰ـ۱۷۲۷) سفر هنوز با همان سرعتی که در قرن اوّل میلادی انجام می گرفت صورت می پذیرفت؛ تا اینکه جان پالمر نماینده پارلمان شهر باث تاسیس اولین شبکه حمل و نقل عمومی را اعلام کرد که طبق جدول زمانبندی شده دقیقی حرکت می کرد، و آنوقت همه چیز تغییر یافت. دلیجانهای او شهر باث را در اواخر بعدازظهر ترک می کردند و تمام شب را می راندند و ساعت هشت صبح روز بعد به مقصد خود، که دفتر کلّ اداره پست در خیابان لمبارد لندن بود، می رسیدند. در این دوران تمام شهرهای کوچک ساعتهای خود را با وقت محلی یا با استفاده از طلوع و غروب خورشید تنظیم می کردند، بدین ترتیب معلوم می شد که شهر فالموت در وست کانتری بیست دقیقه تا لندن فاصله دارد، و نورویچ، هفت دقیقه بعد از لندن قرار دارد. بدین خاطر اولین دلیجانها این زمان بندی ها را همان طوری اجرا می کردند که خواسته شده بود. حتی بعد از آنکه شبکه سراسری راه آهن تاسیس شد، خاطره ها هنوز آسوده بود. هنگامی که جرج براد شاو در سال ۱۸۳۹ اولین جدول حرکت قطارهای خود را تدوین می کرد، یکی از شرکتهای راه آهن از اعلام ساعت ورود قطار سر باز زد و چنین اعتراض نمود که «با این کار سر وقت آمدن قطارها را اجباری می کنید.»
هنگامی که برج سنت استیفن با مشهورترین ناقوس شهر لندن ـ که به نام بکسور سنگین وزن انگلیسی بیگ بِن نامیده شد ـ در سال ۱۸۵۶ تکمیل شد، منجم دربار (Sir George Airy) اصرار داشت که باید ساعت آن بر طبق وقت گرینویچ تنظیم شود. از آن پس در مدت بسیار کوتاهی تمام ساعتهای انگلیسی طبق همین وقت تنظیم شد.
در شهرهای بزرگ و کوچک صنعتی ساعتهای عظیم الجثه را بر فراز آسیابها یا کارخانه ها قرار می دادند تا وقت را به اهالی نشان دهند. مدیران حیله گر کارخانجات، کار ساعت را در طی روز کاری کند و هنگامی که کارخانه تعطیل بود آن را تند می کردند تا به مقاصد خود برسند؛ برای اینکه کارگران از این حیله آنان آگاه نشوند هیچ کارگری حق نداشت با خود ساعت به محوطه کارخانه بیاورد. همین امر موجب شد که سنتی در میان کارگرانی که سالها خدمت کرده بودند رایج شود که هنگام بازنشستگی یک ساعت جیبی یا دیواری هدیه بگیرند. این مسئله نمایانگر این حقیقت بود که بالاخره «زمان» دیگر به خود آنها تعلق یافته بود.
امروزه افراد کمی از این شکوه و جلال لذت می برند. برای تمام مردم کشورهای صنعتی زمان به طور فزاینده ای به منبعی از تنش و فشار تبدیل شده است و هرز رفتن وقت یکی از مسائل جدی این ملتهاست. هرگاه مدیران تحت فشار، صاحبان مشاغل و آنهایی که به نوعی رئیس خود هستند از رنجها و مصائب خود برایم نقل می کنند آنها را به خواندن کلماتی از کتاب «وینی دِ پو»(۴) اثر میلن(۵) سفارش می کنم:
«و حالا ادوارد خرسه دارد می آید پایین پیش ما، صدای ضربات متعددی بر پس سر او و پشت سرش هم کریستوفر رابین می آید. همیشه همینجوری است تاکنون راهی که برای پایین آمدن از پله ها بلد بوده همین بوده است. اگر چه بعضی از اوقات حس می کند که لزوما باید راه بهتری نیز باشد فقط اگر می توانست این ضربات را قطع کند فرصت کافی ای بدست می آورد که قدری فکر کند.»
این روزها خیلی از افراد که در کار تجارت هستند توانایی متوقف کردن ضرباتی را که مرتبا به سرشان وارد می شود ندارند و فرصت کافی پیدا نمی کنند تا راهی بیابند که پایین آمدن از پله ها را برایشان راحت تر و دلپذیرتر کند.
من کتاب «مدیریت زمان» را با همین طرز فکر نوشته ام. این برنامه دارای چهار عامل است:
۱. در یک فرایند عملی به شما توضیح داده خواهد شد که چگونه می توانید اوقات خویش را به طور موثری اداره کنید.
۲. نگرش اصلی ای که زیر بنای هر فرایند است، علت پیشنهاد این نگرش و باور را بخوبی برایتان توضیح می دهد.
۳. از سابقه ذهنی انسان و مثالهایی استفاده شده که دورنمای گسترده تری از مسائل کلیدی و اصلی مدیریت و برنامه ریزی زمان بدست می دهد و بدین ترتیب می توانید از دیدگاههای جدید در مورد زمان مطلع شوید.
۴. تمرینهای ضروری پیشنهاد شده است تا بتوانید کاملاً از برنامه های ارائه شده بخوبی استفاده کنید.
شما با گذراندن این دوره پی خواهید برد که چرا و چگونه وقتتان به هدر می رود و آنوقت آماده خواهید شد که طرز استفاده بهینه از وقت گرانبهایتان را فرا گیرید.
برای مطالعه موثرتر و مفیدتر، ابتدا تمام یک فصل را به طور گذرا و اجمالی مطالعه کنید، سپس آن را جزء به جزء بخوانید و بررسی کنید. این کار ذهن شما را برای درک نکات، ایده ها و اطلاعات هر فصل آماده می سازد. (پژوهشها نشان داده است که این آمادگی قبلی به درک مطلب، نگهداری در حافظه و یادآوری بعدی آن بسیار کمک می کند.)
در جامعه کنونی که تحت هر گونه فشار هستید، مدیریت و برنامه ریزی کار آمد زمان فقط یک امر مفید نیست بلکه به یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر بدل گشته است؛ چه رسیدن به مسائل زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:
  • دستیابی به اهداف شخصی در زندگی
  • رسیدن به اهداف در سر موعد تعیین شده
  • کاری پر ثمر و رضایت بخش به جای کاری پر تنش و بیفایده

۱. مدیریت فردی کلید مدیریت زمان

«زمانی را که از دست می دهید هرگز بازگشت پذیر نیست»

جفری شوسر ـ تریلوس و کریسید

اجازه دهید مطلب را با یک اعتراف شروع کنم: مدیریت زمان امکان پذیر نیست! هیچ مدیر اجرایی هر قدر هم با تجربه، هرگز یک ثانیه را هم برنامه ریزی نکرده است (اگر در این مورد شک دارید، سعی کنید پنج دقیقه بعدتان را برنامه ریزی کنید.) بنابراین اگرچه صرفا برای راحتی عبارت «مدیریت زمان» را بکار می برم اما آنچه که واقعا در پی کشف آن هستیم راههای اداره خودمان است و البته تا آنجا که امکان پذیر باشد اداره محیطمان با حداکثر کارایی.
چون مدیریت زمان در واقع مدیریت فردی است، نگرشهای ذهنی منفی خصوصا در ما سدهایی برای دستیابی به آن ایجاد می کند.

ارزیابی نگرشهای مربوط به مدیریت زمان

برای بررسی نگرشتان درباره مدیریت زمان به هر گزاره زیر که با باورهای شما جور در می آید یک امتیاز بدهید.
۱. «من ذاتا فرد نامنظمی هستم.»
۲. «تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.»
۳. «من می توانم در تمام روز به یک حد کارایی داشته باشم.»
۴. «برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.»
۵. «من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.»
۶. «من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.»
۷. «اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید فقط خودتان باید آن کار را انجام دهید.»
۸. «تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.»
۹. «من حتی وقت آن را ندارم که برای کارهایم از قبل برنامه ریزی کنم.»
۱۰. «عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی یا بی احترامی است.»

نمرات

۰: شما نگرش بسیار مثبتی نسبت به مدیریت زمان دارید و قاعدتا در اجرای روشهای عملی که در این کتاب توضیح داده شده است هیچ گونه مشکلی نخواهید داشت.
۳ـ۱: اگرچه شما برداشت سازنده ای نسبت به مدیریت زمان دارید، اما چند نگرش منفی که جدا به آن معتقد هستید شما را عقب خواهد انداخت. اظهار نظرهای مرا در مورد هر کدام از گزاره ها بخوانید.
۶ـ۴: توانایی شما برای مدیریت زمان با تاثیر از نگرشهای منفی تان تحلیل رفته است. نظرات مرا در مورد هر کدام از گزاره ها مطالعه کنید.
۱۰ـ۷: این نمره روشن می سازد که توانایی شما در مدیریت زمان به طور محسوسی توسط باورهای نادرست و مضر لطمه خورده است. در مقطع کنونی احتمالاً بسیار مردد هستید که راحت زندگی کردن و تحت فشار کمتری بودن می تواند در ید قدرت خودتان باشد. اما اجرای روشهای عملی این کتاب، شما را در پرورش نگرشی مثبت نسبت به مدیریت زمان یاری خواهد کرد.

اظهارنظرهای من در مورد گزاره ها

باور: «من ذاتا فرد نامنظمی هستم.»
واقعیت: اگر در دوران جوانی هرگز مدیریت شخصی را نیاموخته اید، ممکن است چنین استنباط کنید که طبیعتا نامنظم هستید. اما واقعیت این است که هر کسی می تواند در هر سنی سازمان دادن و اداره کردن وقت خود را فرا گیرد. تنها چیزی که به آن نیازمندید قبول تغییراتی در زندگی است، همراه با آگاهی از اینکه کجا، کی و چگونه این تغییرات لازمه را انجام دهید.
باور: «تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.»
واقعیت: بعضی از کسانی که خیلی کار می کنند بدترین مدیران زمان هستند. این افراد با وجود آنکه ساعتهای طولانی کار می کنند و حتی اضافه کاری هم می کنند، که نهایتا منجر به آن می شود که تحت فشار روحی هم باشند، معمولاً کارایی کمتری دارند و کیفیت کارشان نیز نامقبول است. آنها معمولاً «مشغول به کار بودن» را با «موثر کار کردن» اشتباه می گیرند و در حقیقت شبیه شخصیت داستان قصه های کانتربری(۱۷) می شوند، وکیلی که همیشه «زیاد کار می کرد» اما در واقع آن قدرها هم که به نظر می آمد مشغول به کار نبود! بیاموزید تا آنجا که ممکن است مشغولیات خود را از زندگی حذف کنید، و به جای آن کارها را به موثرترین طریق ممکن بموقع انجام دهید.
باور: «من در تمام روز می توانم به یک میزان کارایی داشته باشم.»
واقعیت: تجربه خودتان ثابت می کند که چنین امری امکان ندارد. حتی کارآمدترین کارگران هم سطوح اوج و حضیض را در انرژی و هوشیاری خود تجربه کرده اند. این تغییرات طبیعی با ساعت درونی بدن هماهنگی دارد. در دوره های زمانی خاصی در طول روز که برای بعضیها صبح و برای بعضی دیگر بعدازظهر یا حتی غروب است، انسان نیرومند و تواناست، توانایی تمرکز بیشتری بر مشکلات دارد و با حداقل تلاش وظایف خود را انجام می دهد. اما در مواقع دیگر ممکن است از نظر ذهنی و جسمی خسته باشد یا انگیزه لازم را برای کار کردن نداشته باشد و نتواند بر مشکلات تمرکز کند.
یکی از راههای کاهش استرس و استفاده موثرتر از وقت، برنامه ریزی برای انجام اصلیترین کارها در زمانهایی است که شخصا بیشترین کارایی را دارید. راههای انجام این مهم در فصل چهارم توضیح داده خواهد شد.
باور: «برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.»
واقعیت: تنظیم اهداف معین و تعریف اولویتها هیچ گاه به منزله به دام افتادن در یک چرخه کسل کننده و قابل پیش بینی زندگی نیست. در حقیقت مدیریت بهتر زمان برای شما فرصتهایی فراهم خواهد کرد که با جوشش و انگیزه بیشتری عمل کنید. برای مثال در یک روز گرم تابستان ممکن است دلتان بخواهد زودتر به منزل بروید. اما گزارشهای فوری که باید تهیه و جلسه ای که باید در آن شرکت کنید خانه رفتن را غیرممکن می کند. مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا در چنین مواقعی از آرامش بیشتری برخوردار باشید زیرا به دلیل دست یافتن به اهداف بهتر در این گونه مواقع با انگیزه بهتری عمل خواهید کرد. اگر «از روی اختیار کار کردن» را جزو اهداف زندگی خودتان قرار دهید در مواقعی که فرصتهای مناسبی دست دهد برایتان شانس بیشتری برای با انگیزه عمل کردن به وجود خواهد آمد.
باور: «من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.»
واقعیت: بسیاری از مردم انجام کارهای مهم را به آخرین لحظات موکول می کنند؛ به علت اضطراب آدرنالین ترشح می شود و آدرنالین چنان نشئه آور است که انسان به آن معتاد می شود و بدین ترتیب همیشه کار را به تعویق می اندازد. هر چند که وجود مقدار کمی آدرنالین برای احساس انگیختگی و اعتماد به نفس لازم است، ولی موکول کردن انجام کارها به آخرین لحظات فرصتی برای رفع اشتباه احتمالی نخواهد گذاشت. و گرچه مقدار کمی آدرنالین همواره ایجاد انگیزه می کند اما ترشح بیش از اندازه آن برای سلامت مضر است.
باور: «من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.»
واقعیت: هر قدر هم که وقت خود را از قبل تنظیم و سازماندهی کرده باشید هیچ کس قادر به کنترل کامل کار روزانه خود نخواهد بود. زیرا بسیاری از راهزنان زمان در محیط کار شما در کمین نشسته اند؛ مثل مراجعانی که کار مهم ولی بدون تعیین وقت قبلی دارند، تماسهای تلفنی، درخواست ملاقات همکاران، اولویتهایی که توسط روسا بدون مشورت قبلی با شما برنامه ریزی می شود، جلسات مختلف، ایاب و ذهاب برای ملاقات موکلین و مشتریان، انتظار کشیدن برای انجام یک قرار ملاقات و مواردی از این قبیل.
اما تمام اینها بدین معنی نیست که تمرین کنترل هرچه بیشتر بر کارها امری بیهوده است. همان طور که در فصل های پنجم تا دهم ملاحظه خواهید کرد حتی اگر کنار گذاردن بسیاری از این غاصبان زمان میسر نباشد می توان آنها را محدود کرد.
باور: «اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید، فقط باید خودتان انجامش دهید.»
واقعیت: اگر سعی کنید که همه کارها را خودتان انجام دهید هیچ کاری را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضاهای فزاینده صرف وقت جان سالم بدر برید، باید بیاموزید که چه زمانی تفویض اختیار کنید یا کار بخصوصی را کنار بگذارید.
باور: «تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.»
واقعیت: این باور هم به همان نسبت نادرست است. تفویض اختیار زمانی جلو اتلاف وقت شما را می گیرد که بدانید چطور، کی، کجا، چگونه تفویض اختیار کنید (به فصل سوم نگاه کنید). اگر تفویض اختیار را فقط نام دیگری برای از سرباز کردن کارها می دانید نه تنها وقت خود را تلف کرده اید بلکه وقت فرد بد اقبالی ای را که به طور نامناسبی کار به او تفویض شده است نیز تلف خواهید کرد.
باور: «من حتی وقت آن را ندارم که از قبل برای کارهایم برنامه ریزی کنم.»
واقعیت: این باور مرا به یاد داستان آن گاوچران کانادایی می اندازد که چون زمستان در پیش بود نیاز به ساختن یک کلبه داشت بنابراین به قطع درختان پرداخت. چوب بری از آنجا می گذشت به او نصیحت کرد، «تو باید اول تبرت را تیز کنی» مزرعه دار خسته جواب داد «فعلاً وقت ندارم، من سخت مشغول بریدن این درختان هستم!» این دقیقا استدلال میلیونها نفر از مسئولان اجرایی، مدیران، کارمندان حرفه ای، و مردان و زنان با مشاغل آزاد است. زمانی که پی می برند باید راههای سودمندتری برای مقابله با حجم خردکننده کار وجود داشته باشد، هرگز وقت نمی کنند که بنشینند و برای حل این مسئله فکری بکنند. همین دلیل خوبی است برای اثبات اینکه صرف ده دقیقه وقت برای مدیریت زمان چقدر سودمند است. این روشها شما را قادر می سازد که تبر خود را تیز کنید تا به کارهای زمان بری بپردازید که ممکن است زیر برفهای بهمن وار آن مدفون شوید.
باور: «عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی یا بی احترامی است.»
واقعیت: در حالی که در کشورهایی نظیر آمریکا، کانادا، استرالیا و کشورهای اروپایی برای گذران وقت ارزش بسیاری قائل هستند اما این امر در بسیاری از فرهنگهای دیگر صدق نمی کند. این نکته ای مهم برای کسانی است که در تجارت بین المللی کار می کنند. برای مثال در خاورمیانه، آمریکای لاتین و چین اگر قرار است جلسه ای ساعت ده تشکیل شود ممکن است تا ساعت یازده یا حتی دوازده نیز شروع نشود.
در غرب این تاخیر بی ادبی، بیکفایتی یا بیعلاقگی معنی می دهد، اما در این کشورها چنین مفهومی ندارد. این اختلاف صرفا به این دلیل است که در فرهنگ آنها به طریق راحت تری به زمان نگاه می شود. آنها زمان چند رنگی را پذیرفته اند که به معنی انجام توام چند کار با هم است. برعکس در بسیاری از کشورهای غربی تفکر زمان تک رنگی هنجار است، کارها را اولویت بندی می کنند سپس یکی یکی آنها را از میان بر می دارند. جابجایی از زمان تک رنگی به زمان چند رنگی ممکن است برخلاف عادات مرسوم شما باشد و بی تجربه ها را به اشتباه بیندازد و باعث شود که قضاوت تحقیرآمیزی به رغبت و کارایی مهمانان خود داشته باشند.
این تنها دلیلی نیست که عقاید مختلف در مورد زمان، تجار و معامله گران بی تجربه را سردرگم کند. برای مثال در ایالت متحده فرایند مذاکره کوتاه تر از بسیاری از کشورهاست. تجار و فروشندگان آمریکایی نسبت به همتاهایشان در حاشیه اقیانوس آرام نوعا زمان کمتری صرف بهبود رابطه یا یافتن دلایل راضی کننده برای مشتری می کنند. هر چند که وقت بیشتری را به گفتگوی حالتهای ظاهری و انتخاب موقعیتهای مذاکره اختصاص می دهند. در ژاپن و سایر ملتهای حاشیه اقیانوس آرام که پیامدها از ارزش بالاتری برخوردار هستند نتیجتا تصمیمگیری بسیار کندتر صورت می گیرد.

حیطه زمانی خود را مشخص کنید

دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باورهای نادرستتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشهای دکتر فیلیپ زیمباردو(۱۸) از دانشگاه استنفورد نشان می دهد که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابیهای زیر شما را قادر می سازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید. زیرا خوشبختانه نمی توان مردم را وادار کرد در یک قفس طلایی زندگی کنند. ممکن است حیطه ای را برای یک جنبه و حیطه دیگر را برای جنبه دیگری از زندگی مناسب بدانند. به عنوان مثال ممکن است به حیطه چهار برای کار و حیطه یک برای خانواده یا تعطیلات تمایل داشته باشند. در چنین حالتی به اظهارنظرهای من تحت همین عناوین توجه کنید.
حیطه یک: من زندگی آرام و بی درد سری را ترجیح می دهم. دوست دارم دور از تنشهای زیاد و با سرعت مناسب خودم قدم بردارم و رویکردی آرامش بخش نسبت به ضرب الاجلها داشته باشم. دیدگاه من این است اگر کاری درست سر موقع تمام نشود آیا جدا اهمیتی دارد؟ من به ندرت بموقع به قرارهایم می رسم یا خصوصا به ندرت با برنامه ریزی عمل می کنم.
حیطه دو: بزرگترین لذت من در زندگی گذراندن وقت با دوستان، رفتن به مهمانیها یا غذا خوردن خارج از منزل یا محل کارم است. اغلب هر کاری دلم بخواهد می کنم و ممکن است همیشه در مورد وضعیت رفتار خودم بقدر کافی فکر نکنم. بیشتر سعی می کنم با توجه به انگیزه هایم عمل کنم و از قبل برای جزئیات زندگی ام برنامه ریزی نمی کنم. مشاغلی را ترجیح می دهم که در آن تنوع بسیار وجود داشته باشد و بتوانم نتیجه کارم را بسرعت ببینم.
حیطه سه: من ترجیح می دهم که زندگی ام را با دقت برنامه ریزی کنم و روال عادی را به تنوع ترجیح می دهم. در مورد رژیم غذایی ام دقیق هستم، به طور مرتب ورزش می کنم. از نظر درمانی و عمر خود را بیمه کرده ام. در مورد اعمالم قبل از آنکه دست به کاری بزنم فکر می کنم.
حیطه چهار: من از اینکه به ضرب الاجلهایم برسم لذت می برم و از وقت شناسی ام بسیار احساس غرور می کنم. عموما بخوبی سازمان یافته عمل می کنم و هنگامی که تحت فشار هستم بهتر کار می کنم. قبول دارم که در کسب آرامش و آسایش قدری مشکل دارم و از روبرو شدن با هرگونه چالش لذت می برم. معمولاً سر وقت و به عبارتی در آخرین لحظات حاضر می شوم.

آنچه انتخاب شما فاش می سازد

حیطه یک: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلیشان به زندگی «جبر فعلی» است. فلسفه آنها در زندگی با لغت اسپانیایی مانیانا (mañana) کاملاً مشخص شده است. بدین معنی که این افراد نگرشی راحت و خونسرد نسبت به زندگی دارند و ترجیح می دهند تا آنجا که ممکن است تصمیمگیری را به تعویق بیندازند: اگر شما خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید که مانعی که سد راه مدیریت زمان در شما می شود یا ناتوانی شروع کار است یا اگر کاری را شروع کرده باشید، عدم پیگیری است. به نظرات من در مورد تاخیر مثبت و منفی به طور خاص توجه کنید (به فصل چهارم نگاه کنید)
حیطه دو: افرادی که در این حیطه هستند دیدگاه کلیشان به زندگی «دم را غنیمت شمار» است زیرا صرفا با کسب پاداش فوری و لذت آنی برانگیخته می شوند. اگر شما خود را در این حیطه قرار دهید بدانید مانع احتمالی که سد راه مدیریت زمان در شماست این است که از برنامه ریزی و سازماندهی تنفر دارید. شما ممکن است امور و اهداف ضروری و مخالف میلتان را فدای امور کم اهمیت تر ولی لذت بخشتر کنید.
حیطه سه: می گویند افرادی که این حیطه را انتخاب کرده اند، آینده نگر هستند؛ زیرا برای خود اهداف دراز مدت شخصی و شغلی تعیین می کنند. اگر خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید توانایی تنظیم و برنامه ریزی وقتتان را به طور منطقی و مفید دارا هستید. با این همه امکان این نیز هست که مهارتهای خود را طوری بکار گیرید که از وقتتان با کارایی بیشتری استفاده کنید.
حیطه چهار: این حیطه انتخاب کسانی است که به «آگاهان از زمان» معروفند. آنها از انجام دادن کارها با ضرب الاجل لذت می برند و از خود و دیگران انتظار وقت شناسی دارند. اگر خود را در این حیطه قرار داده اید بدانید احتمالاً در ارتباط با کسانی که وقت نشناس هستند یا در جلسات به پایان وقت توجه نمی کنند با مشکل روبرو خواهید شد. سدی که مانع شما در مدیریت زمان می شود، همان طور که در بالا توضیح داده شد، این است که به طور طبیعی به ضرب الاجل داشتن در کارها گرایش دارید.

سه گام برای مدیریت زمان

برای سازماندهی زندگی خود و تنظیم موفقیت آمیز وقتتان ضروری است که از سه نکته زیر اطلاع داشته باشید:
  • اهدافی که در زندگی شخصی و شغلی درصدد کسبشان هستید.
  • وقت خود را در حال حاضر چگونه می گذرانید.
  • روشهای بکارگیری زمان برای رسیدن به اهدافتان.
در فصل بعد روش عملی محاسبه چگونگی استفاده از وقت را در طول روز برایتان توضیح خواهم داد.

مقدمه: زمان و بحرانهای روحی

«هم اکنون در اینجا متوجه می شوید که تمام تلاشتان بیهوده بوده است و هنوز سر جای اول خود هستید، اما اگر می خواهید به جای دیگری بروید حداقل دو برابر گذشته تلاش کنید!»

لوئیس کارول ـ از درون آینه
می خواهم شما را با یکی از دوستان جوانم به نام کریس آشنا کنم. گمان می کنم بسیاری از شما وجه اشتراک زیادی با او داشته باشید.

کریس یک ساعت زودتر از وقت معمول به اداره آمد تا بتواند کوهی از پرونده هایی را که نیاز فوری به رسیدگی داشت بررسی کند. دیدن ستون مرتفعی از پرونده هایی که تا کنون کاری روی آنها انجام نشده بود چنان او را هراسان کرد که نه می توانست فکرش را جمع و جور کند و نه می توانست حداقل به اولویتها بپردازد. مآلاً تمام هنرش این شد که تا آمدن بقیه همکارانش کوه کارهای انباشته شده روی میزش را به تپه های کوچکتری تبدیل سازد. بقیه روز مزاحمتهای مکرر کارمندانش که به دنبال راهنمایی بودند، همکارانش که در پروژه های گروهی به مذاکره نیاز داشتند، دستورات روسا، و تلفنهای تمام نشدنی و پذیرفتن کسانی که بدون وقت قبلی به ملاقاتش می آمدند، سبب شد کارها کندتر پیش رود و نتواند کارهای اصلی را بموقع انجام دهد تا عقب نماند. دوازده ساعت بعد از شروع کار کریس خسته و دلسرد با کوله باری از کارهای عقب مانده به سوی خانه رهسپار شد.
احتمالاً شما نیز به این درد گرفتار شده اید؟ پس به دنیای اضافه کاری خوش آمدید!

رقابت با زمان

اینکه چه شغلی دارید یا صاحب چه پست و مقامی هستید مهم نیست زیرا موقعیتها مشابه هستند و در شرایط مشابه شما نیز مانند کریس خود را در رقابت با زمان یک بازنده می یابید. به رغم آنکه اغلب مردم اوقات بیشتری را صرف کار می کنند باز هم با افزایش مدام وظایف شغلی در محل کار خود روبرو هستند که طبعا همراه آن سطح استرس و فشار روانی نیز بیشتر می شود. در حقیقت اخیرا جوامع اروپایی، امریکایی و ژاپن همگی با بحرانهای کمبود وقت و فشارهای ناشی از آن روبرو هستند، و با به پایان رسیدن این قرن و ورود به قرن آینده این فشار احتمالاً هم کارفرمایان و هم کارکنان را بیش از پیش تحت تاثیر قرار می دهد و سلامت و آسایش شخصی آنان را به خطر می اندازد و میزان مشارکت آنان را در امور مختلف کاهش می دهد.
در زمانی نه چندان دور بعضی از متخصصین امور آینده بشری ـ همانهایی که تصور می کنم سرگرم پیش بینی درباره به وجود آمدن ادارات بدون پرونده بودند ـ جسورانه ورود قریب الوقوع انسان به عصر فراغت را پیش بینی می کردند. بنابر آنچه که آنها معتقدند ما اکنون بسرعت به یک دوران طلایی از تاریخ بشر نزدیک می شویم که در آن اساسیترین نگرانی بشر یافتن راههایی جهت صرف اوقات فراغت نامحدود خود خواهد بود.
اما کارها به گونه ای که آنها تصور می کردند پیش نمی رود. از آنجا که شرکتها و کمپانیها به علت رکود درصدد تعدیل نیروی کار و قطع هزینه ها هستند بسیاری از کارمندان دریافته اند که حتی یک روز هم نمی توانند مرخصی بگیرند یا زودتر از آنکه خدمه نظافت را شروع کنند به خانه بروند. دیگر مهم نیست که برای یک زندگی آسوده چه آرزوهایی در سر دارند، بسیاری از آنان مجبورند برای کسب ترفیع یا حفظ شغل خود حتی زندگی خانوادگی و شخصی خود را نیز فدا کنند. ساعات کار در بیست سال گذشته، افزایش یافته است. در ایالات متحده ساعات کار معادل یک ماه کار در سال و مدت مرخصی ساعتی در کل به یک روز کامل در سال افزایش یافته در حالی که تعطیلات به سه روز و نیم کاهش یافته است. پژوهشهای اخیر نشان می دهد که در اروپا و امریکای شمالی کار کردن به سنت ژاپنیها نزدیک می شود. بدین ترتیب که کارمندان دوازده ساعت در روز کار می کنند و گاهی تا آخر غروب هم سرگرم کارند.
زمانی که [موسسه] مدیریت اولویتها، که پایگاه اصلی آن در شهر سیاتل(۶) است، تعدادی بیش از هزار نفر از مدیران رده میانی آمریکایی را برای مشاوره انتخاب کرد متوجه شد که بیش از نیمی از آنها به طور معمول پنجاه تا شصت ساعت در هفته و شش درصد آنها حتی بیش از این هم کار می کنند.
در نتیجه می توان چنین محاسبه کرد که هر زن یا مرد سی ساله در یک روز به طور متوسط فقط سی دقیقه آن را می تواند به خودش اختصاص دهد. به رغم وجود این همه وقت که به کار کردن اختصاص می یابد چهار نفر از ده نفر مدیران رده میانی می گویند که هنوز کارهای زیادی دارند که وقت انجام دادن بموقع آنها را ندارند. خود همین مسئله به توضیح گزارش [موسسه[ مدیریت اولویتها مبنی بر اینکه ۸۵ درصد مدیران وقت کمی را در کنار خانواده هایشان می گذرانند کمک می کند.

فشار بیش از حد

در حالی که بعضی از مدیران پرچالش ممکن است طالب کار بیشتر باشند بعضی دیگر توانایی تحمل فشار شدید کار را ندارند. یک مدیر اجرایی، محل کار را به میدان مسابقه دو ماراتن تشبیه می کند و می گوید اقلیت ناچیزی به خط آخر مسابقه می رسند در حالی که اکثرا خسته و درمانده در بین راه می مانند. تعداد کارکنانی که پشت سر دوندگان پیشرو از حال می روند به میزان زیادی به فرهنگ همیاری کارکنان بستگی دارد. در صورتی که برداشت سرپرست از کارایی کارگرش کیفیت کار وی باشد نه تعداد ساعات کار، فشار کار قابل تحملتر می شود.

متاسفانه، رقابت شدید و همه جانبه و ایده های استوار مثل «عضوی از تیم بودن» سبب شده است که بسیاری از سازمانها کارایی، وجدان کاری و جاه طلبی شغلی کارکنان را با طول روز کاریشان بسنجند.
به عنوان مثال در یکی از شرکتهای بزرگ امریکایی مدیر اجرایی، کسی که به زود آمدن و دیر رفتن از محیط کارش می نازید، ساعت هفت صبح در محوطه پارکینگ شرکت گشت می زند و رادیاتور اتوموبیلها را لمس می کند. در صورتی که رادیاتور اتومبیلی گرم باشد نشاندهنده آن است که صاحب آن تازه به محل کارش رسیده است؛ در نتیجه یک علامت منفی در پرونده کارمند درج می شود.
چنین ملغمه غافلگیرکننده ای از افزایش ساعات کار، افزایش میزان کارایی، فقدان امنیت شغلی، قروض شخصی، و تمنیات روز افزون سبب شده است که فشارهای روحی ناشی از کار افزایش یابد. بر طبق اظهار نظر پروفسور کاری کوپر از موسسه علوم و تکنولوژی دانشگاه منچستر، سطح فشارهای روحی در هفت سال گذشته بیشتر از دو برابر شده است. وی در یکی از بررسیهای خود مشاهده کرد که بیش از نصف مدیران اجرایی از فشار روحی ناشی از کار رنج می برند.
نتیجه فشار روحی، افزایش بیسابقه ناراحتیهای جسمی از قبیل ناراحتیهای قلبی، زخمهای دستگاه گوارش، فشارخون بالا، ضعف سیستم ایمنی بدن، ضربه های روحی، افسردگی، و ناراحتیهای روحی است. در ژاپن که میانگین کار چهارصد ساعت در سال بیشتر از همتاهای اروپاییشان است، اخلاق و وجدان کاری زیاد همراه با رقابتهای شدید منجر به بروز اپیدمی «کاروشی»(۷) یعنی «مرگ به علت کار زیاد» می شود. کارگران بسیار زیادی ـ نه تنها کسانی که مشاغل اجرایی دارند بلکه کسانی که مشاغلی از قبیل رانندگی تاکسی و اتوبوس، فروشندگی، خبرنگاری، پزشکی و پرستاری را بر عهده دارند ـ به این اپیدمی دچار شده اند. بررسیهای اخیر نشان داده است که چهل درصد کارمندان نگران آن هستند که مبادا به این اپیدمی دچار شوند.

کمبود وقت

۲۵ سال پیش استفان لیندر(۸) در کتاب طبقات بیکار و آزرده(۹) پیشگویی کرد که رشد اقتصادی در جوامع پیشرفته منجر به بروز پدیده «کمبود وقت» خواهد شد. او اخطار کرد که با افزایش فشار ناشی از کمبود وقت، اوقات فراغتی که صرف استراحت بعد از غذا یا قدم زدن آرامش بخش در حومه شهر می شد صرف فعالیتهایی می شود که با سرعت می توان انجام داد. امروزه با وجود غذاهای آماده طبخ فوری، پیش بینی وی به میزان زیادی درست از آب درآمده است. از اجاقهایی که با امواج ماکروویو کار می کنند تا آسانسورهایی که با سرعت زیاد حرکت می کنند تماما از طریق تکنولوژی قابل دست یافتن است.
فرد هیرش(۱۰) یکی از پیشگویان دهه ۱۹۷۰ در کتاب حدود اجتماعی رشد(۱۱) پیش بینی کرد که قحطی و گرسنگی زمان منجر به از خود بیگانگی می شود و افراد جامعه کمتر در هم می آمیزند. او اخطار می کند که «رفاقت» دیگر وقتگیر بوده بنابراین مقرون به صرفه نخواهد بود که این سرمایه بشدت نادر را صرف کارهای نامعقول کرد.
با این همه فشار که بر دوش اعضای خانواده و زندگی خانوادگی سنگینی می کند تعجب آور نیست که بسیاری از ازدواجها و روابط انسانی از هم گسیخته شود. همین طور دور از انتظار نخواهد بود اگر بشنویم که در بسیاری از شرکتها که کارکنان آنها تحت فشار بسر می برند هنگامی که اخلاقیات، انگیزه و عملکرد افت می کند، بازدهی نیز پایین آید.
به خاطر اینکه اهمیت موضوع بیشتر مشخص شود، باید بگوییم که بسیار واضح است که ساعتهای سختکوشی و همچنین سطح بالای فشار روانی نه تنها یک مشکل کوتاه مدت نیست بلکه جنبه ای دائمی از زندگی شغلی افراد است، و سه دلیل گریزناپذیر برای آن وجود دارد.

۱. کاهش کارکنان ـ افزایش تقاضاها

هرچه که اسمش را بگذارید «تعدیل کردن»، «به تعویق انداختن»، «عقل گرایی»، یا آنچه که به اصطلاح جنبه مثبت اخراج کارکنان تلقی می شود یعنی «آزاد کردن حق انتخاب افراد» نهایتا به کارکنانی کمتر، با فشار کاری فزاینده ای منجر خواهد شد. این یک روند دائمی است با همان روشهای قدیمی سلسله مراتب مدیریت مشارکتی افقی که جای خود را به شرکتهای سازمان یافته عمودی داده است و چنان طراحی شده است که ارتباطات کارآمدتر و پاسخ سریعتر به زمان را تضمین می کند.

۲. کاهش منابع ـ افزایش بازدهی

برای کسب هزینه کمتر و بازدهی بیشتر مهارتهای انسانی بیشتر جای خود را به اتوماسیون می دهد. توسعه سریع تکنولوژی این روند را سرعت می بخشد. همان طور که آدمهای ماشینی تعداد زیادی از کارگران متخصص را بیکار می کنند، نسل جدید کامپیوترها بسیاری از مشاغل دفتری را نیز حذف خواهد کرد. به عنوان مثال ممکن است تکنولوژی تشخیص صدا نیاز به منشی را بر طرف سازد. به عنوان یک عامل می تواند نامه ها را دیکته کند، گزارش و یادداشتها را به داخل حافظه کامپیوتر منتقل کند. قانون مور، که سالها قبل توسط گوردون مور فیزیکدان و مخترع میکرو چیپ(۱۲) فورموله گردید، بیان می کند که قدرت کامپیوترها هر هیجده ماه دو برابر می شود.
ارزش این گفته با این حقیقت روشن می شود که چیپ های آهنگ دار که در کارت پستالهای تبریک معمولی است، قدرت بیشتری نسبت به چیپ هایی دارد که قبل از ۱۹۵۰ در سراسر جهان یافت می شد. میکروپروسسوری که یک دوربین ویدیویی آماتوری را کنترل می کند به قدرت کامپیوتر IBMبا ۳۶ بسته داده ای اصلی(۱۳) است که طلایه دار عصر کامپیوتر بوده است.
در آینده ای نه چندان دور به طور قطع هر دستگاهی در اداره یا کارخانه به میزان بالایی قادر به تنظیم و کنترل خود خواهد بود، نتیجه غیرقابل اجتناب آن وجود سازمانهایی است که بر پایه گونه های زیست الکترونیکی با منشا سلیکونی بنا می شوند که کمتر به اشکال زیستی خون گرم که منشا کربنی دارند نیاز پیدا می کنند.

۳. رقابتهای شدید همه جانبه ـ سرعت میزان تغییرات

رقابتهای مداوم بین المللی اجازه توقف یا حتی درنگ برای تجدید قوا را به شرکتها نمی دهد. ادارات یا باید به طور مرتب تغییر کنند یا به واسطه محیط کاری تغییر می یابند. این فشار برای تغییر مداوم با ورود شرکتهای گرسنه و قابل انعطاف سواحل اقیانوس آرام و چینی به بازار تجارت شدیدتر نیز می شود. به عنوان مثال صنایع تولید کامپیوتر تایوان زمان لازم را برای تولید قطعه ای جدید ـ از لحظه طراحی تا خط تولید ـ به نود روز کاهش داده است. سرعت تغییر که همراه با فشار روحی به علت کمبود وقت است، فقط به خاطر سه عامل زیر می تواند افزایش یابد.

  • نمودار رشد اطلاعات بزودی در طی بیست ماه دو برابر خواهد شد. این سرعت رشد به معنی آن است که مرتبا باید برای به روز کردن دانسته ها و مهارتها وقت بیشتری صرف کرد.
  • اطلاعات با سرعت زیادی کهنه و منسوخ می شود. از زمانی که کسب دانش در بیست سال ابتدای زندگی برای چهل سال بعدی کفایت می کرد چندان نگذشته است. امروزه، مقدار وسیع اطلاعات حتی بخش کوچکی از زندگی را نمی پوشاند. اطلاعات و دانسته ای که امروز استفاده می شود فردا از ارزش چندانی برخوردار نیست. برای مثال در رشته کامپیوتر کاربرد قانون مُور نشان می دهد که نیمی از دانشی که یک متخصص کسب می کند در عرض یکی، دو سال بلااستفاده می شود.
  • اکنون اطلاعات با سرعت جابجا می شود. تا همین اواخر مدیران وقت زیادی برای فکر کردن در مورد تصمیمات دشوار، جستجوی اطلاعات بیشتر، جمع آوری نظرات دیگران و تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات برای رسیدن به قضاوتی صحیح داشتند. آقای تام پیترز(۱۴) به یاد می آورد، زمانی که در شرکت مک کینزی(۱۵)، مشغول به کار بود، هنگامی که می خواستند پروژه های بیست ساله ای را که هزینه ای برابر یک ربع میلیون دلار صرف ابزار و تجهیزات پتروشیمی آن می شد برگزار کنند اصلاً مسئله تورم را به حساب نمی آوردند. آنها احساس می کردند که عرضه، تقاضا و بهای کالاهایی نظیر گندم و ذرت در عرض این مدت به میزان دقیقی قابل پیش بینی است.

آن روزها گذشت. در جو کنونی رقابت شدید جهانی، پیتر معتقد است «اگر اساسا هر شش یا دوازده ماه نتوانی اوضاع را بخوبی ارزیابی کنی احتمالاً از زمان عقب خواهی ماند.»
در کشورهای پیشرفته، از خرده فروشی گرفته تا تولید و از صنایع خدماتی تا موسسات مالی سوال: «ما چه چیزی را در این ماه یا حتی این هفته تغییر داده ایم؟» پرسش زود بزودی است که در تمام سطوح مطرح می شود. برای مثال در یک روز در شرکت تویوتا حدود بیست تغییر در خط تولید اتفاق می افتد که بسیاری از آنها توسط نیروهای فنی و کارگری پیشنهاد می شود. این تغییرات در مورد چیز ساده ای مثل چرخ نخریسی یا صرفا تغییر به خاطر تغییر نیست، این دگرگونیها برای کسب برتری است زیرا سایر کارخانجات نیز همواره در حال تغییراند. با فشاری که این اتفاقات بر روی یک مدیر میانی و متوسط می آورد به ندرت وقت برای مشورت کافی باقی می ماند. تصمیماتی که تمام آینده یک شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد می باید قبل از بپایان رسیدن ضرب الاجلهایی گرفته شوند که همواره انسان را در تنگنا قرار می دهند.
خطر در اینجا نهفته است. مطالعات روان شناسی نشان داده است که فشار روانی ناشی از تصمیمگیریهایی که هم خطرهای زیاد و هم منافع زیادی ممکن است دربر داشته باشد دو سطح متفاوت برانگیختگی ذهنی و جسمی را سبب می شود.

  • در حالت مراقبت و هوشیاری اوج می گیرد و به ما کمک می کند که مناسبترین تصمیم را بگیریم.
  • در حالت مراقبت بیش از حد، نتیجه ای به جز استرس فزاینده نخواهد داشت که اغلب هنگام قضاوت به خطاهای فاجعه آمیزی منجر می شود. عامل تعیین کننده وجود زمان کافی برای قضاوت و تصمیمگیری است. هرچه زمان کوتاهتر باشد خطر ظهور حالت مراقبت بیش از حد به قضاوتهای غیرقابل اطمینان و واکنشهای نامتناسب ختم می شود.

به خاطر تمام دلایل فوق، فشار بر روی مدیران برای مقابله با زمان هر روز شدیدتر می شود.
کسانی که دائم غُر می زنند و می گویند «من وقت ندارم....» در اشتباه هستند. همه به اندازه کافی وقت دارند: ۱۶۸ ساعت در هفته که هر دقیقه آن شصت ثانیه است. از آنجایی که زمان کش نمی آید، قابل ذخیره یا اضافه شدن نیست، تنها راه حل ما اداره منطقی آن است. برای تضمین آن، به کلمات کیپلینگ(۱۶) استناد می کنیم «ما دقایق نابخشودنی را، به ارزش شصت ثانیه فاصله زمانی گذرا حس می کنیم....»
موفقیت و سلامتی جسمی و ذهنی شما به طور غیرقابل تصوری به این مهارت مدیریت ویژه بستگی دارد.

نظرات کاربران درباره کتاب مدیریت زمان