کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری اثر سعید احمدی نشر گیوا

از زمان پیدایش خط و نوشتار تا حال نوشتن(مکاتبه) معمول‌ترین، راحت‌ترین و کم هزینه‌ترین وسیله انجام ارتباط و انتقال اطلاعات محسوب می‌شود و خداوند متعال نیز در سوره «قلم» به قلم و آن‌چه می‌نویسد سوگند یاد کرده است و این پیام آسمانی بیانگر اهمیت نوشتن و ارتباط نوشتاری در حیات اجتماعی انسان‌ها می‌باشد. یکی از شیوه‌های ارتباط مؤثر داخلی و خارجی در سازمان‌ها و ادارات استفاده از گزارش‌نویسی و مکاتبات است. هر مدیریتی در هر سطحی که قرار دارد برای آن‌که بتواند از جریان امور حیطه کاری و مسؤلیت خود آگاه باشد و واکنش‌های به موقع و منطقی را نشان دهد باید گزارش‌ها را دریافت و ارسال نماید. در دریافت و ارسال این گزارش‌ها و مکاتبات نتایج بررسی‌ها، تحقیق‌ها، بازرسی‌ها، میزان پیشرفت اجرای برنامه‌ها و طرح‌ها، نتایج فعالیت‌ها، پیامدها و اتفاقات و پدیده‌های مهم و حساسی که در محدوده سازمان و ادارات روی می‌دهد منعکس می‌گردد. گزارش و نامه‌نگاری حلقه ارتباطی کارکنان، کارشناسان، مجریان و مدیران هر سازمان و اداره‌ای است. بنابراین گزارش‌ها تا حد زیادی بازتاب کیفیت کار و عملی است که از آن خبر و گزارش می‌دهد و می‌تواند بیانگر شخصیت، فردی باشد که آن را نگارش و تنظیم نموده است.