بیشتر مدیران حرفه ای به اهمیت مذاکره در زندگی واقفند، زیرا زمان قابل توجهی از زندگی حرفه ای خود را صرف مذاکره میکنند. به علاوه، زندگی شخصی شان هم با مذاکره همرا ه است. موفقیت و اثر بخشی حرفه ای آنان به شدت متأثر از توانایی آنها در هنر و فن مذاکره است.این مهارت یا ناشیگری آنان در مذاکره است که نظر مدیران، همکاران، زیر دستان، مشتریان، رقبا و سایرین را درباره موفقیت کاری شان شکل میدهد. مدیران، زمان و کوشش بسیاری را صرف مذاکره میکنند، اما معدودی از آنان هنر و دانش مذاکره را به درستی میدانند. از این رو، بسیاری از مدیران حرفه ای نیازمند رویکرد بهینه در طرح ریزی و اجرای مذاکرهها هستند.
مذاکره یک فرایند بسیار پویا، و نه یک جریان ایستا، است. یعنی از زمان شروع تا پایان مذاکره، فرایند مذاکره در معرض ارزیابی و تغییر است. حتی پیش از هر کنش و واکنشی، دو طرف، جداگانه به بر آورد نیازها، علاقه ها و هدف ها میپردازند تا موقعیت خود و طرف مقابل را بسنجند. معمولا طی تعاملاتی که در مذاکره پیش میآید، این ارزیابی ها و بر آوردها در معرض تغییر و تحول اند. اطلاعات جدیدی که میرسند، باید ارزیابی و طبقه بندی شوند این پویایی و ماهیت تغییر پذیر گفتوگو است که سبب پیچیدگی و دشواری میشود. توجه به مذاکره و دیدن آن به صورت فرایندی پویا از تبادل کنترل شده اطلاعات، بر تأثیرهای مثبت مذاکرهکننده میافزاید و مخاطرههای ناشی از نقص و خلل در گرد آوری، پنهان سازی، افشا یا توجه کامل به اطلاعات را به حداقل میرساند.
مذاکره فرآیندی است گفت و گو محور، متمرکز بر موضوعی مشخص، برای حل اختلاف یا رسیدن به منافع مشترک که بین افراد و گروه ها انجام میگیرد به شرط آن که منافع و رضایت طرفین را تأمین کند. به منظور مذاکره اولین گام شناخت نیازها و خواسته ها و آخرین گام عقد قرارداد است.