کتاب نکات کاربردی مدیریت منابع انسانی

یکی از عمده ترین منابعی که می تواند نقش کلیدی در انگیزش افراد داشته باشد، کار است. اینکه کار به خودی خود و سوای از متصدی و مدیر مربوط بتواند انگیزاننده یا ضد انگیزه باشد، در معناداری آن نهفته است. بنابراین کار اگر به درستی طراحی شده باشد و اصول معناداری آن رعایت شود، می تواند سهم زیادی در انگیزش متصدی مربوط به خود داشته باشد. در این یادداشت به ارائه نکاتی پیرامون ویژگی هایی از کار که سبب معناداری آن می شود، پرداخته شده است.

انسان به طور طبیعی میل به کارهایی دارد که علاوه بر خود او، برای دیگران نیز معنادار باشد. بنابراین کار معنادار باید تائید اجتماعی را نیز به همراه داشته باشد و علاوه بر خود، مورد تائید دیگران نیز باشد. نقشی که دیگران می توانند در معناداری کار داشته باشند حاصل تعاملات و نظرات آنها در مورد آن کار بوده که می تواند نگرش صاحب کار نسبت به معناداری آن را شکل بدهد.

انسان کاری را معنادار می پندارد که صرفا به یک بعد هیجانی خلاصه نشود و بلکه ترکیبی از هیجانات مختلف باشد. بنابراین معناداری در کار صرفا به معنای شادی ناشی از کار نیست و کار باید ترکیبی از هیجانات مختلف و هر دوی هیجانات مثبت و منفی را باهم داشته باشد تا بتواند حس معناداری داشته باشد.

انسان زمانی معنای بیشتری در کار خود می یابد که کار او از ابعاد مختلفی تشکیل شده باشد و سیری یکنواخت و تکراری نداشته باشد. انجام کارهای تکراری و یکنواخت سبب کاهش معناداری در کار شده و سبب کسب تجربه ناخوشایند از انجام کار می شود. این بعد از معناداری خصوصا در بلند مدت نقش مهم تری یافته و ابعاد تنوع و ایجادی کار می تواند باعث معناداری پایدار کارها در گذر زمان شود.

انسان زمانی می تواند معنای بیشتری از کار خود کسب کند که تاثیر نقش خود در کار را دیده و بتواند در آن تاثیرگذار باشد. هنگامی که انسان بین خود و دستاوردهای ناشی از خود در کار رابطه ای شفاف یافت کند، معنای بیشتری حس خواهد نمود و کار خود را به عنوان پیشرانی در موفقیت خود خواهد دید که سبب معنای زندگی شخصی وی نیز می شود.

انسان زمانی معناداری کار خود را بیشتر درک نموده و به آن اعتقاد پیدا خواهد نمود که کار او نقشی مثبت در زندگی شخصی وی نیز داشته باشد و از سازگاری لازم با زندگی غیر کاری او نیز برخوردار باشد. کار معنادار، معنای خود را صرفا از بعد کاری نگرفته و بعد شخصی و غیر کاری نیز نقش مهمی در معناداری کار دارد.

کتاب پیش رو با رویکرد کاربردی در پی ارائه تجارب و ابزارهای موجود در زمینه مدیریت منابع انسانی است که تمامی افراد فعال و علاقه مند در حوزه مدیریت منابع انسانی می توانند از آن استفاده کنند. این کتاب در پی پرداختن به مباحثی است که در کتب موجود در زمینه رفتار سازمانی و مدیریت منابع انسانی خلا آنها مشهود بوده و کمتر به آنها پرداخته شده است. همچنین با در نظر گرفتن سه جنبه سازمان، سرمایه های انسانی سازمان و بعد سوم که می تواند ذی نفع سازمان تلقی شود، به مباحثی پیرامون جذب و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه، اخراج و ترک سازمان، انگیزش، بازخورد، مدیریت نگرش ها، رهبری و نفوذ، فرهنگ، مدیریت جلسات مربوط به حوزه مدیریت منابع انسانی در هشتاد مقوله پرداخته شده است.
بنابراین همانطور که در فهرست مطالب مشاهده می شود و با رویکردی که در پیشگفتار ارائه شد، می توان این کتاب را ابزاری در دست متصدیان تخصصی مدیریت منابع انسانی و حتی افرادی دانست که صرفا از دانش مدیریت منابع انسانی نیازمند چگونگی ارائه مناسبی از خود در یک مصاحبه استخدامی یا چگونگی مدیریت مسیر شغلی های مختلف برای تحقق اهداف در نظر گرفته شده قبلی دانست. همانطور که در عنوان کتاب پیش رو نیز مشاهده می شود این کتاب با عنوان نکات کاربردی مدیریت منابع انسانی نشر شده است که گویای محتوای آن نیز می باشد. در تمامی مباحث کتاب سعی مولفین بر آن بوده است تا از به کاربردن واژه های تخصصی مبهم پرهیز کرده و سعی در سهولت ادراکی متن داشته باشند تا از پیچیدگی های عملی کاسته و ابزاری ساده و تسهیل گر در اختیار خوانندگان محترم قرار دهند. از طرفی توجه به این نکته نیز ضروری است که حوزه تجارب و کاربردهای علوم مختلف، محدودیتی نداشته و می تواند بر اساس سازمان ها و رویکردهای مختلف تفاسیر متفاوتی داشته باشد که ظرافت مطالعات تخصصی را بیشتر می کند و خواننده باید همواره در کنار اندیشیدن و سنجش کاربردی مطالب ارائه شده به عملی ساختن آن در حوزه منافع خود و سازمان بپردازد.
همچنین نویسندگان نیز در پی توسعه مباحث کاربردی در حوزه مدیریت منابع انسانی بوده و امید می رود تا ما نیز ضمن توجه به پشتوانه تخصصی و تجارب حاصله، این راه آغاز شده را ادامه داده و به نشر علم و تجارب مربوط به حوزه مدیریت منابع انسانی بیش از پیش بپردازیم و در عناوین بعدی این مباحث و در کتب دیگر نیز مطالب مفیدی را در اختیار خوانندگان گرامی قرار دهیم.

یکی از مهم ترین مراحلی که باید در فرایند مدیریت عملکرد به آن توجه کرد، جلسات بازخورد است که می تواند در بهبود و قدردانی فرد بسیار موثر باشد. برگزاری جلسات بازخورد باعث می شود تا فرد از نقاط مثبت و منفی عملکردی خود آگاه شده و با توجه به فضای گفت و گویی موجود در جلسه فرصت جبران را برای خود فراهم بداند. در این یادداشت به ارائه نکاتی پیرامون چگونگی برگزاری بهتر جلسات بازخورد عملکردی پرداخته شده است.

تمرکز بر نقاط قوت در جلسات بازخورد باعث می شود تا مقاومت مخاطب نسبت به شنیدن بازخورد از بین رفته و پذیرای هر دوی نقاط مثبت و منفی عملکرد خود باشد. بهتر آن است که جلسات بازخورد را با بیان تقاط مثبت عملکردی آغاز کرده و پس از بیان آنها و گفت و گو در مورد علل شکل گیری نقاط مثبت عملکردی، در مورد بهبودهای صورت گرفته نسبت به دوره های قبلی ارزیابی عملکرد نیز صحبت کرده و در همین حین به ارائه نقاط منفی و ضعف عملکردی بپردازید. گفت و گو در مورد نقاط منفی عملکردی باید به همراه مستندات بوده و بر اساس نتایج ملموس در مورد آنها بحث شود تا مخاطب نتایج عینی خود را دیده و از میزان رشد لازم برای بهبود نقاط ضعف عملکردی خود آگاه شود.

گفت و گو در مورد ریشه ها و فلسفه عملکردی در جلسه ارائه بازخورد معمولا منجر به قضاوت های اشتباهی می شود که فرد نمی تواند به دفاع و شفاف سازی آنها بپردازد. بنابراین بهترآن است که در جلسات بازخورد صرفا در مورد نتایج عملکردی و شغلی بحث شود و سعی در فرضیه سازی و قضاوت در مورد شخصیت یا علل دیگر عملکردی نشود. البته توجه به این نکته ضروری است که اگر مخاطب خود به بیان علل عملکردی پرداخته و فرضیاتی که ممکن است منجر به آن نتایج شده باشد را بیان کند، می توان سعی در هدایت او کرد تا علت اصلی یافت شود. همچنین در صورتی که علل اصلی نتایج عملکردی را می دانید و صرفا حالت فرضی و حدسی نسبت به آنها ندارید، می توانید آنها را بیان کرده و در این مواقع به یاد داشته باشید که قضاوت شما می تواند بر چسبی باشد که مخاطب به تمامی جنبه های شخصی و شغلی شما خواهد زد.

در طول جلسه بازخورد سعی کنید تا نکاتی که بیان می کنید و صحبت هایی که مخاطب شما در مورد عملکرد خود ارائه می دهد را مدام یادداشت نکرده و خصوصا این نکته را در مورد نقاط ضعف و منفی عملکرد وی رعایت کنید. بهتر آن است که در ابتدای جلسه برگه ای را در اختیار او قرار داده و از وی بخواهید تا نکات مهمی که بیان می شود را خود ثبت و یادداشت نماید و شما از نوشتن در طول جلسه بازخورد بپرهیزید. رعایت این نکته حتی در مواقعی که تهیه صورت جلسه مکتوب ضروری است نیز قابل انجام بوده و می توان در انتهای جلسه و به صورت اشتراکی به تهیه مستندات جلسه بپردازید یا این کار را به بعد از جلسه بازخورد موکول نمایید. همچنین می توانید در طول جلسه بازخورد به ثبت مجدد نقاط بهبود یافته وی نسبت به دوره های قبلی پرداخته و سعی در توجه بیشتر به آنها و از طریق نوشتن کنید.

یکی از مهم ترین جلساتی که می تواند در حوزه منابع انسانی برگزار شود، جلسات مربوط به اخراج است که می تواند بازتاب گسترده ای در مورد سازمان در داخل و بیرون سازمان ایجاد کند. هنر اداره این جلسات بسیار مهم بوده و تا حد زیادی می تواند از اثرات منفی و تلخ این جلسات بکاهد. در این یادداشت به ارائه نکاتی پیرامون اداره بهتر جلسه اخراج پرداخته شده است.

تبعیت از این قانون در اغلب جلسات اخراج باعث می شود تا جلسه اخراج به بحث منجر نشود و کمتر در مورد مسائلی بحث شود که منجر به اخراج شده است. به عنوان فردی که جلسه اخراج را اداره می کنید باید بدانید که اخراج بسیار تلخ و گزنده بوده و ضمن انجام آن باید ماهیتی متفاوت از جلسه داشته باشید و بسیار مهربان، مودب و قاطع عمل کنید. جلسه اخراج نباید باعث شود تا فرد اعتماد به نفس خود را به طور کلی از دست بدهد و احساس شکست نماید، بلکه رویکرد جلسه اخراج باید آن باشد که هر دوی سازمان و فرد با هم تناسب نداشته و این مهم ترین عامل جدایی آنهاست.

پیش از آنکه جلسه اخراج را شروع کنید و آنرا آشکار سازید، باید فهرستی از اموال و اماناتی که در اختیار فرد مورد نظر است را تهیه کرده و از تمامی دسترسی ها، اسناد، امانات، کلیدها و هر گونه اختیاراتی که باید باز پس گرفته شود آگاه شده و نسبت به جمع آوری آنها اطمینان حاصل کنید. به یاد داشته باشید هر چه قدر هم که جلسه اخراج به خوبی اداره شود و با رضایت هر دو طرف به پایان برسد، اما همچنان اخراج امری تلخ بوده و پس از ترک جلسه اخراج، دسترسی به فرد بسیار دشوار خواهد شد و میلی به بازگشت به سازمان برای تحویل آنچه در اختیار داشته وجود ندارد. بنابراین قبل از ترک سازمان، اطمینان حاصل کرده و آنچه در اختیار وی است را تحویل بگیرید.