کتاب اصول مکاتبات، مذاکرات و قراردادهای بازرگانی شرکت چاپ و نشر بازرگانی

بشر در طول تاریخ برای‌ ایجاد ارتباط با همنوعانش از ابزارهای مختلفی همچون ‌ایما و اشاره، زبان و تصویر و در نهایت از نوشته استفاده کرده است. زبان نوشتاری وسیله‌ای ارزشمند برای تبادل افکار، اندیشه‌ها، دیدگاه‌ها و همچنین پیام‌رسانی، آگاهی‌بخشی و اطلاع‌رسانی (شامل سطوح فردی و سازمانی) است.

مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای دستیابی به اهداف سازمانی است. زبان رسمی هر سازمانی که در مکاتبات اداری آن سازمان مشهود است، منعکس‌کننده میزان تخصص، دانش و مهارت کارکنان و مدیران آن سازمان است.

اهمیت مکاتبات اداری از دو جنبه قابل بررسی است. جنبه اول، ویژگی ذاتی مکاتبات است؛ چرا که نوشتار آسان‌‌ترین، کم‌هزینه‌ترین، رسمی‌ترین و در عین حال با دوام‌ترین وسیله ارتباط است. جنبه دوم بُعد قانونی آن است. ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی تشریح کرده است که «سند عبارت‌ است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد باشد.» در نتیجه نوشته در ارکان اداری می‌تواند حکم سند را داشته و برای استناد و استفاده‌های بعدی نگهداری شده و اثرات حقوقی، مستندسازی، مالی، مدیریتی و قضاوتی زیادی را به همراه دارد.

-از متن کتاب-